株主総会の召集通知とは？
株主総会を招集するには、取締役は、株主総会の日の２週間前(取締役会設置会社以外は１週間前)までに株主に対して、その通知を発しなければならない。
２週間前の場合、召集通知を発送した翌日から数えるので、正確には１５日前ということになる。
すべての株主の同意があれば、この手続きを省略することができるが、そうでない場合は、必ずすべての株主に対して期間内に通知を発送しなければならない。
通知する方法は、原則として、株主の同意がない限りは、「書面」で行わなければならない。例えば、電話のような音声だけの通知ではいけない(FAXは可)。電子メールも、法律上「書面」として認められるようになったが、これは株主から電子メールで通知してもよいと承諾があった場合に限る。
会社法第299条第4項では、召集通知には、株主総会で決議しようとする事項をすべて記載しなければならないと定めている。
また、株主が1,000人以上いる会社の場合、その召集通知には、貸借対照表や損益計算書、営業報告書など計算書類と監査役の監査報告書の謄本を添付しなければならない(会社法第438条)。なお、会計監査人を選任している場合は、このほかに、会計監査人の監査報告書の添付が必要である。
ちなみに、株主総会の開催場所については、商法では、本店の所在地あるいはその隣接地に限っていたが、会社法では、特に定款に定めがなければ、どこでもいいとなっている。かといって、通知から日程を鑑み株主が参加しがたいような場所での開催は、場合によっては決議そのものが無効になるかもしれない。
